회의에서 말이 끊기지 않게

회의 장면을 역할별로 쪼갭니다

같은 회의라도 발표하는 사람, 질문받는 사람, 기록하는 사람이 쓰는 말이 다릅니다. 수업에서는 본인이 맡을 역할을 먼저 정하고 그 역할의 문장만 집중적으로 늘립니다.

특히 어려운 지점은 말을 자르고 들어가는 순간과, 결정을 그 자리에서 하지 않고 가져오는 순간입니다. 두 상황은 문장이 조금만 거칠어도 관계가 상하기 때문에 표현 수위를 따로 잡아 연습합니다.

• 회의 시작: 참석자 확인, 아젠다 제시, 시간 배분 언급
• 본론: 수치와 일정 설명, 근거 붙이기, 비교해서 말하기
• 끼어들기: 양해를 구하고 끊기, 다시 순서를 돌려주기
• 확인: 들은 내용을 되짚어 합의 여부 명확히 하기
• 마무리: 다음 할 일과 담당자, 기한을 문장으로 남기기

메일은 받은 편지함에서 가져옵니다

가상의 예문 대신 실제로 받은 메일을 익명 처리해 가져옵니다. 무엇을 묻고 있는지 먼저 뜯어보고, 회신의 목적을 한 문장으로 정한 뒤 초안을 씁니다.

업무 메일은 대부분 요청, 거절, 지연 통보, 확인 이 네 가지로 수렴합니다. 네 유형의 뼈대를 손에 쥐면 매번 처음부터 고민하지 않아도 됩니다.

• 요청: 배경 한 줄, 요청 내용, 기한, 대안 제시
• 거절과 조율: 이유를 짧게, 대안을 길게
• 지연 통보: 사과보다 새 일정과 근거를 앞에
• 확인 회신: 상대 문장을 인용해 오해 여지 제거

전화와 화상은 따로 연습합니다

전화는 표정이 없어 난이도가 다릅니다. 이름 철자 확인, 숫자 되짚기, 연결 상태가 나쁠 때 잠시 끊고 다시 걸자고 말하기까지 별도 회차로 다룹니다.

화상 회의는 말이 겹칠 때가 문제입니다. 먼저 말하라고 양보하는 표현과, 끊긴 뒤 이어 붙이는 표현을 준비해 두면 회의 흐름이 덜 흔들립니다.