비즈니스 일본어

일본어 전화 응대, 첫 마디부터 전언까지

전화를 받는 첫 문장, 담당자가 자리에 없을 때, 전언을 남기고 받을 때. 일본 업무 전화에서 반복되는 정형 문장을 장면별로 정리했습니다.

핵심 요약

일본어 업무 전화는 어떻게 받나요: 회사명과 이름을 먼저 말하는 것이 기본입니다. 상대가 소속과 이름을 대면 그것을 받아 적고 짧게 인사를 돌려주는 흐름이며, 첫 세 문장이 거의 고정돼 있어 통째로 외워 두면 부담이 줄어듭니다.
담당자가 자리에 없을 때 뭐라고 말하나요: 지금 자리를 비웠다고 알리고 돌아오는 시점을 함께 전합니다. 이어서 전언을 받을지 다시 연락하게 할지 선택지를 제시하면 상대가 결정할 수 있어 통화가 짧게 끝납니다.
일본어 전화에서 이름을 못 알아들었을 때는 어떻게 하나요: 다시 한 번 말해 달라고 정중히 요청합니다. 전화에서 되묻는 것은 무례가 아니라 정확히 전달하려는 태도로 읽히며, 회사명과 이름을 나눠 확인하면 한 번에 정리됩니다.

일본 업무 전화는 시작 부분이 정형화돼 있습니다. 회사명과 이름을 대고, 상대의 소속을 받아 적고, 짧은 인사를 주고받습니다. 이 구간은 생각해서 만드는 말이 아니라 통째로 외우는 말에 가깝습니다.

외워 두면 그 뒤가 편해집니다. 시작에서 버벅이면 본론까지 긴장이 이어지지만, 첫 세 문장이 자동으로 나오면 나머지는 업무 내용이라 오히려 쉽습니다.

전화 응대에서 가장 자주 쓰는 구간입니다. 자리를 비웠는지, 회의 중인지, 외출 중인지에 따라 표현이 달라지지만 구조는 같습니다. 상태를 알리고 돌아오는 시점을 전합니다.

그다음이 중요합니다. 전언을 받을지, 다시 걸어 달라고 할지, 이쪽에서 연락하게 할지. 선택지를 제시하면 상대가 정하고 통화가 짧게 끝납니다.

전언에서 빠지면 곤란한 정보는 정해져 있습니다. 누가, 어느 회사에서, 무슨 용건으로, 언제까지 연락이 필요한지. 그리고 연락처입니다.

이름과 연락처는 반드시 되짚어 확인합니다. 한자 이름은 소리만으로 적기 어려워 글자를 확인하는 질문이 필요하고, 전화번호는 한 자리씩 끊어 되읽어 주는 편이 안전합니다.

중요한 내용을 통화로 정했다면 메일로 한 번 더 남깁니다. 소리로만 오간 숫자와 날짜는 서로 다르게 기억되기 쉽습니다.

길게 쓸 필요는 없습니다. 방금 통화에서 정한 항목을 나열하고 맞는지 확인을 요청하는 정도면 충분합니다. 이 한 통이 나중에 근거가 됩니다.

전화가 무서워서 못 받겠습니다

받는 첫 문장과 담당자 부재를 알리는 문장, 다시 걸겠다는 문장 세 개만 종이에 적어 전화기 옆에 두는 방법이 있습니다. 실제로 쓰이는 문장은 그 정도로 좁습니다.

상대가 너무 빨리 말합니다

천천히 말해 달라고 부탁하는 문장을 통화 초반에 넣습니다. 외국인이라는 점을 밝히면 대부분 속도를 조절해 주며, 이 요청은 업무상 흔한 일입니다.

휴대전화로 걸려 온 전화는 다르게 받나요

회사 대표 번호와 달리 본인 이름만 밝히는 경우가 많습니다. 다만 업무용이라면 회사명을 함께 말하는 편이 상대가 맥락을 잡기 쉽습니다.

최종 업데이트: 2026년 9월 21일