비즈니스 영어

영어로 거절할 때 어디까지 부드럽게

요청을 못 받아들일 때, 일정이 안 될 때, 제안을 반려할 때. 관계를 지키면서도 뜻이 분명히 전달되는 거절 표현의 수위를 정리했습니다.

핵심 요약

영어로 거절할 때 어떤 순서로 말하나요: 결론을 먼저 말하고 이유를 한 줄 붙인 뒤 대안을 제시합니다. 이유부터 길게 설명하면 상대가 아직 여지가 있다고 이해해 다시 요청하게 되고, 결국 두 번 거절해야 하는 상황이 만들어집니다.
영어 거절이 너무 세게 들릴까 걱정됩니다: 문장을 짧게 쓰되 앞뒤에 감사와 대안을 붙이면 세게 들리지 않습니다. 외국어로 말할 때는 표현이 단순해져 의도보다 강해지기 쉬우므로, 강도를 조절하는 부분은 단어가 아니라 구조에 두는 편이 안전합니다.
지금은 어렵다고만 말해도 되나요: 언제라면 가능한지를 함께 밝히는 편이 낫습니다. 시점 없이 어렵다고만 하면 상대는 다른 경로를 찾게 되고, 반대로 가능한 시점이 있으면 거절이 일정 조율로 바뀝니다.

한국어에서는 사정을 먼저 설명하고 마지막에 어렵다고 말하는 순서가 자연스럽습니다. 영어 업무 대화에서 이 순서를 그대로 쓰면 상대는 중간까지 아직 가능하다고 이해합니다.

결론을 앞에 두고 이유를 한 줄 붙이는 구조가 오해를 줄입니다. 짧아서 무례한 것이 아니라 명확해서 존중받는다고 읽히는 경우가 더 많습니다.

거절을 부드럽게 만들려고 단어를 계속 덧붙이면 문장이 길어지고 뜻이 흐려집니다. 외국어에서는 특히 그렇습니다.

강도는 문장 자체가 아니라 앞뒤에 무엇을 두느냐로 조절합니다. 앞에 감사 한 줄, 뒤에 대안 한 줄을 두면 가운데 문장이 짧고 단호해도 관계가 상하지 않습니다.

일정을 거절하는 것과 제안을 반려하는 것은 무게가 다릅니다. 일정은 대안 날짜만 주면 끝나지만, 제안 반려는 이유가 상대에게 정보가 됩니다.

가격이나 조건을 거절할 때는 어떤 조건이면 가능한지를 함께 말하는 편이 유용합니다. 그래야 상대가 다음 안을 만들 수 있고, 대화가 끊기지 않습니다.

거절 메일의 마지막 문장이 다음 관계를 결정합니다. 아무 말 없이 끝내면 대화가 닫히지만 한 줄만 붙여도 문이 열려 있습니다.

다음에 비슷한 건이 있을 때 다시 연락 달라는 말이나, 이번 건과 별개로 진행 중인 사안을 언급하는 정도면 충분합니다. 길게 쓸 필요는 없습니다.

그 자리에서 거절해야 하는 상황이 부담스럽습니다

즉답을 피하는 것도 방법입니다. 확인 후 답을 주겠다고 말하고 기한을 함께 밝히면 회피로 보이지 않으면서 생각할 시간을 벌 수 있습니다.

이미 승낙한 것을 취소해야 합니다

가능한 한 빨리 알리는 것이 가장 중요합니다. 늦어질수록 상대의 손해가 커지므로, 사과보다 새로운 상황과 대안을 먼저 전달하는 편이 실질적인 도움이 됩니다.

상대가 계속 같은 요청을 반복합니다

같은 답을 같은 문장으로 다시 보냅니다. 표현을 바꾸면 여지가 생겼다고 읽힐 수 있어, 앞선 회신을 인용하고 동일한 결론을 반복하는 편이 명확합니다.

최종 업데이트: 2026년 9월 21일